Controle de documentos
e lista mestra para construtora.

As dúvidas que chegam antes da demonstração.

Dá para controlar quem vê cada pasta?

Sim, e é o controle mais usado do módulo. Cada pasta é Aberta ou Restrita (ou Herdado, que repete o que a pasta de cima definiu). Na pasta Restrita você monta uma grade por pessoa com cinco colunas: Ver, Inserir, Editar, Administrar e Notificar. Cada nível contém o anterior — Administrar inclui Editar, que inclui Inserir, que inclui Ver. Também existe uma linha 'Todos os usuários do SGQ' para liberar a pasta inteira de uma vez. O acesso é concedido a pessoas, não a grupos ou setores.

Como funciona a aprovação?

É uma chave da empresa, em Documentos ▸ Config ▸ Aprovação de documentos, desligada por padrão. Com ela ligada, cada novo documento e cada nova revisão nascem Em aprovação e a revisão aprovada anterior continua em vigor até alguém aprovar. Quem aprova é quem tem Administrar na pasta (gestores da qualidade e administradores da empresa também passam). Na aprovação você confirma a data de validade e pode deixar uma observação; na recusa, 'Descartar revisão' pede o motivo. Há uma revisão pendente por vez.

E se eu desligar a aprovação?

O módulo volta a ser um repositório direto: todo upload entra já aprovado, a coluna de situação e as abas de filtro por status desaparecem, e ninguém precisa liberar nada para o documento ficar disponível. Revisões, validade, acesso por pasta, viewer, chat, histórico e lista mestra continuam funcionando igual. A chave pode ser ligada e desligada depois, sem refazer cadastro.

Posso exportar a lista mestra?

Sim, em XLSX e em PDF. As colunas são Código, Título, Pasta, Revisão atual, Emissão, Validade, Situação e Proprietário — mais uma coluna de Status quando a aprovação está ligada. Você exporta o acervo inteiro ou só uma pasta e suas subpastas, e a exportação respeita o seu acesso: sai apenas o que você pode ver.

Como o sistema controla revisão?

O documento é a entidade, e as revisões ficam dentro dele. Código e título são do documento; cada upload novo entra como 'Nova revisão' e o sistema numera em sequência (R00, R01, R02…). A revisão vigente é a que aparece na lista; as anteriores ficam preservadas e disponíveis para download no expansor 'Revisões'. Documentos importados de outro sistema, com revisão em formato livre, são exibidos como estavam.

E o controle de validade dos documentos?

Documentos com prazo recebem data de validade, e a data aparece colorida na lista: verde em dia, amarela nos 30 dias antes do vencimento, vermelha depois de vencer. A pasta pode ter uma validade padrão em dias, que já vem preenchida no upload. Na lista há filtros rápidos de Vencendo e Vencidos, e quem estiver marcado em Notificar na pasta recebe aviso de nova revisão e de vencimento.

Onde ficam os arquivos?

Em servidores próprios da BRZ, dedicados, não em nuvem de terceiros. Cada empresa tem um diretório separado no disco, com cota de armazenamento própria, e os discos são em RAID. O banco é copiado a cada 6 horas e há uma cópia noturna de banco e arquivos para um segundo servidor, em equipamento separado, com retenção diária, semanal e mensal. Todo download passa por um link assinado com expiração e, antes de servir o arquivo, o servidor confere de novo a empresa e a permissão da pasta — link antigo não é atalho.

Consigo abrir o documento sem baixar?

PDF e imagens abrem no visualizador do navegador, sem software externo e sem baixar. Documentos do Office (Word, Excel, PowerPoint) não têm pré-visualização: o visualizador mostra o botão para baixar o arquivo. Abrir no visualizador não conta como download no histórico; só o download real é registrado.

Dá para discutir um documento dentro do sistema?

Cada documento tem a sua conversa, com anexos e menção a pessoas — e a menção só oferece quem já pode ver aquele documento. Quem tem Ver na pasta pode ler e comentar. Há também a aba Histórico, que lista upload, download, edição, exclusão, mudança de status e alteração de acesso da pasta, com autor e data. É isso que responde 'quem mexeu nisso e quando'.

Consigo tirar uma cópia de tudo para fora do sistema?

Sim, com o botão Baixar Backup. Ele gera um ZIP com a hierarquia de pastas preservada e um manifest.csv na raiz, listando caminho, código, título, versão, revisão, nome original, tamanho, quem enviou e data. Pode ser o acervo inteiro ou uma pasta. Exige Administrar sobre o que está sendo exportado, e sai apenas o que você pode ver. Não há limite de tamanho — o ZIP é transmitido conforme é montado.