Documentos de colaboradores,
treinamentos NR e EPI.

As dúvidas que chegam antes da demonstração.

Como o sistema sabe quais documentos cada colaborador precisa ter?

Pelo cargo. Em Configurações você monta, para cada cargo, a lista de documentos — marcando cada um como obrigatório ou recomendado. Quando o colaborador recebe aquele cargo, as exigências são escritas na ficha dele, e passam a ser editáveis caso aquela pessoa tenha uma situação particular. Se você mudar a lista do cargo depois, existe o botão Sincronizar com o cargo para reaplicar. Também é possível acrescentar uma exigência só para um colaborador, sem mexer no cargo.

O que significam faltante, vencendo e vencido?

Faltante é a exigência sem nenhum documento anexado. Vencido é o documento cuja validade já passou. Vencendo é o documento que vence nos próximos 30 dias. Válido é o resto. A mesma régua de 30 dias vale para a troca de EPI. É esse conjunto que responde à pergunta do auditor e da fiscalização: este colaborador está apto a estar nesta obra hoje?

E os documentos que se repetem todo mês, como cartão de ponto?

Esses são tratados por competência, não por validade. O tipo de documento é marcado como mensal ou anual, e o sistema passa a cobrar cada mês devido — o mês em curso nunca é cobrado, só os já fechados. A ficha do colaborador mostra uma grade de 12 meses, com o mês preenchido, o mês faltante em vermelho e o mês dispensado. A partir de quando a cobrança começa é decisão do cargo: a partir da adoção do sistema, ou desde a admissão do colaborador.

E quando a exigência não se aplica àquela pessoa?

Existe o Dispensado, em dois níveis: dispensar um mês específico ou dispensar a exigência inteira para aquele colaborador. Nos dois casos o sistema grava o motivo, quem dispensou e quando — porque uma dispensa sem justificativa registrada é exatamente o tipo de buraco que a auditoria encontra. O item sai do faltante sem desaparecer do histórico.

Um colaborador pode estar em mais de uma obra?

Sim. A alocação é uma lista, não um campo único — a mesma pessoa pode estar em vários empreendimentos ao mesmo tempo, ou ser marcada como Sede. Isso importa para quem vê o quê: o coordenador e o perfil personalizado podem ser limitados aos empreendimentos deles, e nesse caso enxergam apenas os colaboradores alocados nessas obras. Colaborador de Sede, ou sem nenhuma alocação, aparece só para quem tem acesso irrestrito.

Terceirizado entra no mesmo controle?

Entra, com o campo Empresa apontando para o cadastro de Fornecedores — a mesma empresa que você avalia como fornecedora de serviço. A lista de colaboradores tem uma aba de Terceirizados, e o painel de RH agrupa as pendências por quatro ângulos: por obra, por tipo de documento, por cargo e por empresa. É assim que se cobra a empreiteira pelo que falta, com a lista do que falta.

O sistema avisa quando um documento está vencendo?

Sim, com um resumo diário — mas é importante saber como: hoje esse aviso é uma notificação dentro do sistema, no centro de notificações, para administradores da empresa e gestores da qualidade, não um e-mail para o responsável do RH. Se receber por e-mail é requisito para você, vale deixar claro na conversa: não é o que existe hoje.

Como funciona a presença no treinamento?

De três maneiras, que podem conviver na mesma sessão. Assinar aqui — o participante assina na tela do aparelho de quem conduz. Estação (QR) — você projeta ou imprime o QR da sessão, cada participante abre no próprio celular, sem login, escolhe o nome na lista e assina; a lista do instrutor vai se preenchendo na hora. Papel — você baixa a lista de presença em PDF, imprime, colhe as assinaturas na obra, anexa a folha assinada digitalizada e marca a presença em lote.

Dá para imprimir a lista de presença antes do treinamento?

Sim, e a sessão não precisa estar aberta: a lista sai em PDF mesmo com a sessão apenas agendada, justamente para o instrutor levar o papel pronto. A lista traz número, nome, cargo, CPF mascarado e espaço de assinatura, com assinatura do instrutor no rodapé e paginação. O QR da estação também sai em folha A4 para pendurar na sala.

O certificado é gerado pelo sistema?

Sim, e esse é o ponto do módulo: ao finalizar a sessão, cada participante que assinou recebe um certificado em PDF — com nome, CPF, cargo, instrutor e cargo do instrutor, conteúdo programático, carga horária, local, data, validade, as assinaturas capturadas e o logo da empresa — e esse PDF é arquivado automaticamente como documento daquele colaborador, no tipo de documento que o modelo do treinamento indica. A validade vem desse tipo. Quem não assinou fica como ausente e não recebe certificado.

O que o módulo de EPI controla?

Um catálogo de EPI, uniforme e ferramenta, com número do CA e validade do CA para os EPIs, e a vida útil em dias que calcula a troca prevista. A entrega é registrada com item, tamanho, quantidade, data, troca prevista e o número do CA gravado no momento da entrega — e o colaborador assina na tela, com a assinatura ficando no registro. Por cargo você define os EPIs obrigatórios, e o sistema mostra faltante, vencido, vencendo e em dia, item por item.

A ficha de entrega de EPI pode ser impressa?

Hoje não. A entrega é assinada na tela e fica registrada no sistema, com a data, o CA e a assinatura — mas não existe ainda um PDF da Ficha de Entrega para arquivar em papel, nem alerta automático de troca vencida. É o próximo passo do módulo, e preferimos dizer isso antes da contratação em vez de depois.